Vivimos a la carrera y en la época de las redes sociales, una combinación fatal a la hora de relacionarnos por vías convencionales. La carta escrita pasó a mejor vida y ahora es el correo electrónico quien ocupa su sitio. Nos permitimos la libertad de escribir un e-mail con la misma frescura e igual descaro que lo hacemos en WhatsApp y… ¡error!
10 fallos que siempre cometemos en los emails
1- Redacción al estilo SMS
Aunque sean las mismas teclas y hasta el mismo aparato el que vas a utilizar, la funcionalidad es radicalmente distinta. Huye de mensajes como «Ola Sandra, k tal? :)» porque no son aceptados por las reglas de redacción formal en un mail. No olvides nunca que, aunque no sea un trato físico, te puedes estar dirigiendo a alguien con un escalafón por encima del tuyo…
2- Monólogos
Otro error muy habitual es abusar del «yoísmo» en la presentación del mensaje. Basta con una frase directa y concisa que te presente antes de caer en la trampa del monólogo y que todo lo tuyo sea lo mejor y todo bueno.
3- La dirección del e-mail
Este error podría ser la joya de la corona: la dirección que usas en tu correo electrónico. Es decir: «[email protected]» o «[email protected]» déjalas para tus amigos. Necesitas una nomenclatura más seria, más formal y que no espante al destinatario. Tu nombre completo, iniciales o datos personales son lo recomendado.
4- La firma
¿Os atraen las firmas elegantes, concisas y llamativas verdad? Pues el correo electrónico no es diferente a las que haces con tu puño y boli. Existen además una infinidad de programas (de pago y gratuitos) que te permiten automatizar firmas en los e-mail. Lo recomendado es el nombre, los detalles de contacto, enlaces de tu web o empresa y un logotipo atractivo.
5- El asunto vacío
Enviar un e-mail sin asunto es como ir al médico sin decir en el mostrador qué te ocurre. Es un gran fallo que solemos cometer, a pesar de las alertas visuales que nos escupe el propio sistema electrónico para que lo escribas. Debe ser claro, directo, corto y llamativo, ya que será el primer acercamiento que tengas con el destinatario.
6- Los famosos reenvíos
¡No reenvíes correos! Da una imagen pésima de nosotros mismos por no molestarte en abrir un nuevo mensaje para responder adecuadamente, o simplemente para hacer original dicha respuesta al destinatario.
7- El desorden
El caos es malo para los correos electrónicos. Estructurar bien el mensaje que vamos a enviar es clave para que la respuesta gane puntos. El orden de los párrafos debe tener coherencia y jerarquía en cuanto a la importancia y meta de nuestro mensaje. No manches el mail con un texto demasiado extenso ni tampoco escribas una frase suelta.
8- Normas de cortesía
Si te gusta el buen trato en la vida real, en la virtual debería serlo mucho mejor. Existen unas normas básicas de formalidad y cortesía a la hora de saludar y despedir a tu destinatario. El «Estimado» o «Atentamente» serían los reyes del correo electrónico, pero siempre puedes modernizar el estilo con sinónimos que no pierdan el trato correcto.
9- Envíos en masa
Es otro fallo que cometemos y quizá sea uno de los principales problemas de por qué a veces no nos responden. El destinatario quiere protagonismo, autenticidad y que sea cuanto más personalizado, mejor.
10- El libro de Don Quijote
La extensión que escribimos dentro del correo electrónico es crucial. Lo mucho cansa y lo poco gusta, como diría el tradicional lema. Ponte en el lugar contrario, a nadie nos agrada tener que leerse un extracto de Don Quijote cuando te mandan un WhatsApp, pues en los mails, ídem.